Leerlingadministratie

Een school bewaart in de leerlingadministratie verschillende gegevens over de leerlingen.
De school kan deze gegevens inzien om de vorderingen van een leerling te volgen, maar ook ouders hebben het recht om deze gegevens in te zien.
In speciale gevallen mogen soms ook anderen in een noodsituatie of bij het vermoeden van mishandeling deze gegevens inzien.

Wat wordt er bijgehouden?

De school bewaart :

gegevens over inschrijving en uitschrijving;
gegevens over afwezigheid;
adresgegevens.

Ook de volgende gegevens mag de school bewaren:

gegevens over de vorderingen en de resultaten van uw kind;
gegevens over de gezondheid die nodig zijn voor eventuele speciale begeleiding of voorzieningen;
gegevens over de ondersteuningsbehoefte, als uw kind die heeft.

Bewaren leerlinggegevens

De school mag de meeste gegevens nog 2 jaar bewaren, nadat het kind van school is gegaan. De school moet langer bewaren:

gegevens over verzuim en in- en uitschrijving (5 jaar na vertrek);
gegevens over een leerling die naar een school voor speciaal onderwijs is doorverwezen (3 jaar na vertrek).
adresgegevens van (oud-)leerlingen mag de school bewaren voor het organiseren van reünies.

Inzage en corrigeren

Ouder hebben het recht om de gegevens over hun kind in te zien (inzagerecht).
Daarvoor maakt men een afspraak met de school. Terwijl de gegevens worden ingezien, blijft iemand van de school aanwezig.
Een ouder heeft ook correctierecht. Men kan de school vragen verkeerde gegevens in het leerlingdossier van het kind te verbeteren of te verwijderen.

Heeft men geen ouderlijk gezag meer, bijvoorbeeld na een echtscheiding? Ook dan moet de school inzage geven in de leerlinggegevens over het kind.
Dit staat in het Burgerlijk Wetboek. Men moet dan zelf de directeur van de school om deze informatie vragen.

Inzage leerlinggegevens door anderen

Soms is de school verplicht om informatie over een kind aan bepaalde deskundigen te geven.

Bijvoorbeeld aan:

medewerkers in het voortgezet onderwijs (vo) of het speciaal basisonderwijs (sbo): wanneer uw kind de basisschool verlaat;
hulpverleners: bijvoorbeeld bij noodsituaties of vermoedens van kindermishandeling;
Inspectie van het Onderwijs (IvhO).

In andere gevallen moet de ouder eerst toestemming geven.